WPS文档中可使用批注功能添加说明、建议或协作意见。操作包括：一、插入批注；二、编辑与回复他人批注；三、删除或解决批注；四、显示与隐藏批注窗格；五、打印时控制批注输出。
如果您在WPS文档中需要对特定文字添加说明、提出修改建议或与协作者交换意见，则可使用WPS内置的批注功能。以下是插入与管理批注的具体操作步骤：
一、在WPS文字中插入批注
批注以侧边栏形式显示，不改变原文内容，适用于审阅和协作场景。插入前需确保光标定位在目标文字后方或选中待注释的文本。
1、打开WPS文字文档，将光标置于需添加批注的位置，或用鼠标选中某段文字。
2、点击顶部菜单栏的
审阅选项卡。
3、在“批注”功能区中，点击
新建批注按钮（图标为对话气泡）。
4、右侧批注窗格自动展开，光标已定位在批注输入框内，直接输入文字内容即可。
二、编辑与回复他人批注
当多人协作时，文档中可能已存在他人批注，您可直接在其下方回复，形成审阅对话链，便于追踪讨论脉络。
1、在右侧批注窗格中，找到目标批注条目。
2、将鼠标悬停于该批注右下角，点击出现的
回复按钮（图标为向右箭头加加号）。
3、在新出现的输入框中键入回复内容，按
Ctrl + Enter提交（仅回车会换行）。
三、删除或解决批注
批注状态分为“未解决”和“已解决”，标记为“已解决”的批注仍保留在文档中但视觉上灰化，便于区分待处理项。
1、在批注窗格中，将鼠标移至目标批注右上角，点击
删除（垃圾桶图标）可永久移除该批注。
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2、若仅需关闭讨论，点击批注右上角的
解决按钮（对勾图标），批注即转为已解决状态。
3、已解决的批注可通过审阅选项卡中的
显示已解决的批注复选框控制是否可见。
四、显示与隐藏批注窗格
批注窗格默认在右侧展开，占用编辑空间；临时隐藏可提升正文可视区域，不影响批注内容本身。
1、点击审阅选项卡中
显示批注按钮（对话气泡图标带勾选标记），可切换窗格显隐状态。
2、也可直接点击批注窗格右上角的
×关闭按钮收起窗格。
3、关闭后，文档中仍保留批注标记（右侧页边的红色竖线及小数字），将鼠标悬停其上可临时预览内容。
五、打印时控制批注输出
默认情况下，批注不随正文一同打印，如需交付含审阅意见的纸质稿，须手动启用打印设置。
1、点击文件菜单，选择
打印，打开打印设置面板。
2、在“打印内容”下拉菜单中，选择
文档及批注选项。
3、确认打印机与页面设置无误后，点击
打印按钮执行输出。